KONSEP INVENTARIS
A.
Manajemen Inventarisasi
Inventarisasi
atau pencataan merupakan kegiatan permulaan yang dilakukan pada saat serah
terima barang yang harus diselenggarakan oleh pihak penerima. Inventarisasi
juga memberikan masukan (input) yang sangat berharga atau berguna bagi
efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana.[1]
Inventarisasi
dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang
efektif terhadap barang-barang di sekolah. Inventarisasi juga memberikan
masukan yang sangat berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana,
seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanaan, penyaluran,
pemeliharaan, dan penghapusan.[2]
Barang-barang
perlengkapan di sekolah dapat diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu barang
inventaris dan barang yang bukan inventaris. Barang inventssaris adalah
keseluruhan perlengkapan sekolah yang dapat digunakan secara terus-menerus
dalam waktu yang relatif lama, seperti meja, bangku, papan tulis, buku
perpustakaan sekolah, dan perabot-perabot lainnya. Sedangkan baran-barang yang
bukan inentaris adalah semua barang yang
habis dipakai, seperti kapur tulis, karbon, kertas, dan barang-barang yang
statusnya tidak jelas.[3]
Dalam kegiatan
Inventarisasi ada yang disebut dengan pembuatan kode barang yang bertujuan untu
menunjukkan pemilikan barang. Tujuannya adalah untuk memudahkan semua pihak
dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik dilihat dari segi kepemilikan,
penanggung jawab, maupun jenis dan golongannya.[4]
Dalam praktiknya,
inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus ada pelaporan ke
instansi
yang bertanggung jawab di atas sekolah.
Baik barang
inventaris maupun barang yang bukan inventaris yang diterima sekolah harus
dicatat didalam buku penerimaan. Setelah itu, khusus barang-barang inventaris
dicatat di dalam Buku
Induk Inventaris dan Buku Golongan Inventaris. Sedangkan khusus barang-baarang
yang bukan inventaris dicatat di dalam
buku induk bukan inventaris dan kartu stok barang.[5]
Dalam Inventarisasi
digunakan penggolongan/klasifikasi dan pemberian kode barang untuk kelancaran
tugas. Pada dasarnya tindaka ini merupakan agar tetap mudah dan efisien untuk
menemukan kembali barang yang tertentu.[6]
Kegiatan
inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah:
a. Pencatatan
sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan didalam buku penerimaan barang,
buku pemeliharaan barang, buku induk inventaris, dan buku stok barang.
b. Pembuatan kode
khusus perlengkapan yang tergolong barang inventaris.
Di Indonesia
telah ditetapkan beberapa keputusan sebagai landasan hukum yang mendasari
kegiatan Inventarisasi perlengkapan pendidikan di sekolah. Melalui
inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan dapat tercipta administrasi
barang, penghematan keuangan, dan mempermudah pemeliharaan dan pengawasan.
Lebih dari itu, Inventarisasi mampu menyediakan data dan informasi bagi
kegiatan perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan.[8]
Kegiatan
inventarisasi perlengkapan pendidikan di
Sekolah meliputi dua kegiatan, yaitu kegiatan pencataan dan pembuatan kode
barang perlengkapan dan pelaporan barang perlengkapan.[9]
Selama proses
Inventarisasi kadang-kadang ditemukan perlengkapan atau barang-barang yang
rusak berat, yang tidak dapat digunakan atau tidak dapat diperbaiki lagi. Dalam
hal ini kepala sekolah memiliki wewenang untuk melakukan penghapusan terhadap
perlengkapan pendidikan sekolah. Namun, perlengkapan yang akan dihapus harus
memenuhi syarat-syarat penghapusan.
Demikian pula prosedurnya harus mengikuti peraturan perundang-undangan yang
berlaku.[10]
1.
Usaha Yang Dilakukan Dalam Menginventarisasi Sarana Dan Prasarana
Agar sertiap
barang yang kita miliki senangtiasa dapat berfungsi dengan baik dan dapat digunakan dengan lancar tanpa
banyak menimbulkan gangguan dan hambatan, maka barang-barang tersebut perlu
dirawat secara baik. Pemeliharaan yang dilakukan keadaan barangnya dilakukan terhadap barang
habis pakai, seperti pemeliharaan terhadap kertas, kapur dan sebagainya.
Pada prinsipnya
kegiatan pemeliharaan dilakukan agar setiap sarana dan prasarana itu senantiasa
siap pakai dalam proses atau kegiatan belajar mengajar. Aktivitas, kreativitas
serta tanggung jawab adalah kunci dari keberhasilan kegiatan pemeliharaan, demi
optimasi daya pakai dan daya guna setiap barang kita.[11]
Dalam
mengelolah sarana dan prasarana disekolah dibutuhkan suatu proses sebagaimana
yang terdapat dalam manajemen yang pada umumnya mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, pemeliharaan dan pengawasan.[12]
Tujuan dari
pengelolaan sarana dan prasarana sekolah ini adalah memberikan layanan secara
profesional berkaitan dengan sarana dan prasarana pendidikan agar proses
pembelajaran bisa berlangsung secara efektif dan efisien.[13]
Kementerian
Pendidikan telah membedakan antara sarana dan prasarana pendidikan. Sarana
pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan dan prabot yang secara
langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Berkaitan dengan ini,
prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak
langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah. Penekanan pada
pengertian tersebut ialah pada sifatnya, sarana bersifat langsung, dan
prasarana tidak bersifat langsung dalam menunjang proses pendidikan.[14]
Dengan begitu,
manajemen sarana dan prasarana pendidkan dapat diartikan segenap proses
pengadaanndan pendayagunaan komponen-komponen yang secara langsung maupun tidak
langsung mennjang proses pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan secara
efektif dan efisien. Proses-proses yang dilakukan dalam upaya pengadaan dan
pendayagunaan, meliputi perencanaan, pengadaan, pengaturan, penggunaan, dan
penghapusan.[15]
Sarana
pendidikan dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu berdasarkan habis
tidaknya, berdasarkan bergerak tidaknya, dan berdasarkan hubungan dengan proses
pembelajaran. Apabila dilihat dari habis tidaknya dipakai, ada dua macam, yaitu
sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama. Apabila dilihat
dari bergerak atau tidaknya pada saat pembelajaran juga ada dua macam, yaitu
bergerak dan tidak bergerak. Sementara jika dilihatdari hubungan sarana
tersebut terhadap proses pembelajaran, ada tiga macam yaitu alat pelajaran,
alat peraga, ddan media pembelajaran.[16]
Penggunaan
dapat dikatakan sebagai kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana pendidikan
untuk mendukung proses pendidikan demi mencapai tujuan pendidikan. Ada dua
prinsip yang harus dilakukan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu
prinsip efektifitas dan prinsip efisiensi. Prinsip efektifitas berarti semua
pemakaian perlengkapan pendidikan disekolah harus ditujukan semata-mata dalam
memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun
tidak langsung. Sementara prinsip efisiensi berarti pemakaian semua
perlengkapan pendidikan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengkapan
yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.[17]
Penggunaan
sarana dan prasarana di sekolah merupakan tanggung jawab kepala sekolah. Namun,
kepala sekolah dapat melimpahkan kepada wakil kepala sekolah. Wakil kepala
sekolah yang menangani sarana dan prasarana sering disebut wakasek Bidang
sarana dan Prasarana. Kepala sekolah harus menjamin sarana dan prasarana telah
digunakan secara optimal oleh warga sekolah. Menurut Endang Hermawan dan
Sukarti Nasihin , hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemanfaatan sarana dan
prasarana adalah:
a.
Penyusunan jadwal penggunaan harus dihindari benturan dengan
kelompok lainnya.
b.
Hendaknya kegiatan-kegiatan pokok sekolah menjadi pioritas utama.
c.
Waktu atau jadwal penggunaan hendaknya diajukan pada awal tahun
ajaran.
d.
Penugasan atau penunjukan personel sesuai dengan keahlian pada
bidangnya, misalnya petugas laboratorium, perpustakaan, operator komputer, dan
sebagainya.
e.
Penjadwalan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah, antara
kegiatan intrakulikuler dengan ekstrakulikuler harus jelas.[18]
Tahapan dalam
pemanfaatan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah dapat dirumuskan menjadi
5p, yaitu penyadaran, pemahaman, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pendataan.
Penyederhanaan
yang dimaksud disini yaitu upaya menanamkan kesadaran kepada warga sekolah
tentang pentingnya pemeliharaan sarana dan prasarana, selanjutnya pemahaman
yaitu memberikan pemahaman tentang program pemeliharaan sarana dan prasarana di
sekolah, kemudian pengorganisasian, maksudnya penyusunan struktur organisasi
pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah dan pembagian tugas, wewenang dan
tanggung jawab. Selanjutnya pelaksanaan ialah pemeliharaan sarana dan prasarana
sekolah secara teratur sehingga menjadi kebiasaan aktivitas sekolah. Terakhir
pendataan yaitu inventarisasi sarana dan prasarana ditinjau dari ketersediaan
dan kondisinya.[19]
Berkat
kemampuan ilmu pengetahuan dan teknologi akhir-akhir ini perlengkapan
pendidikan disekolah semakin canggih. Semua peralatan yang berteknologi tinggi
biasanya dilengkapi dengan petunjuk teknis pemakaian oleh pabrik atau
praktiknya. Tujuannya untuk mempermudah konsumen dalam menggunakannya. Umumnya
petunjuk teknis tersebut mencakup komponen-komponen, sistem kerja, dan tata
cara pengoprasian serta perawatannya.[20]
Dalam hal ini,
ada beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh pengelola perlengkapan
pendidikan sekolah yaitu:
a.
Melatih semua personel tersebut mengoprasikan dan merawat
perlengkapan pendidikan itu sesuai dengan petunjuk teknis yang telah
disediakan.
b.
Memotivasi semua personel yang telah dilatihnya itu agar selalu
menggunakan perlengkapan pendidikan berdasarkan petunjuk teknis yang telah
disediakan.
c.
Melakukan pengawasan dan pembinaan secara terus-menerus terhadap
kegiatan penggunaan perlengkapan pendidikan oleh personel sekolah.
B.
Metode
Inventarisasi
Manajemen sarana
prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai proses kerja sama
pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien.
Definisi ini menunjukkan bahwa sarana dan prasarana yang ada di sekolah perlu
didayagunakan dan dikelola untuk kepentingan proses pembelajaran di sekolah. Pengelolaan
itu dimaksudkan agar dalam menggunakan sarana dan prasarana di sekolah bisa
berjalan dengan efektif dan efisien. Pengelolaan sarana dan prasarana merupakan
kegiatan yang sangat penting di sekolah, karena keberadaannya akan sangat
mendukung terhadap suksesnya proses pembelajaran di sekolah.[21]
Manajemen sarana
dan prasarana pendidikan bertugas mengatur dan menjaga sarana prasarana
pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada
jalannya proses pendidikan. Kegiatan pengelolaan ini meliputi kegiatan
perencanaan, pengadaan, pengawasan, penyimpanan inventarisasi, dan penghapusan
serta penataan. Manajemen sarana prasarana yang baik diharapkan dapat
menciptakan sekolah yang bersih, rapih, dan indah sehingga menciptakan kondisi
yang menyenangkan baik bagi guru maupun murid untuk berada di sekolah.[22]
Secara umum,
tujuan manajemen perlengkapan sekolah adalah memberikan layanan secara
professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka
terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Secara rinci tujuannya
adalah sebagai berikut:
1.
Untuk
mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui sistem
perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan perkataan ini,
melalui manajemen perlengkapan pendidikan diharapkan semua perlengkapan yang
didapatkan oleh sekolah adalah sarana dan prasarana pendidikan yang berkualitas
tinggi, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dengan dana yang efisen.
2.
Untuk
mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.
3.
Untuk
mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah, sehingga keberadaannya
selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personel
sekolah.[23]
Manajemen sarana
prasarana sekolah itu terwujud sebagai suatu proses inventarisasi yang terdiri
atas langkah-langkah tertentu secara sistematis. Prosesnya meliputi:
1.
Perencanaan
Perencanaan
adalah suatau proses memikirkan dan menetapkan kegiatan-kegiatan atau
program-program yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai
tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut, perencanaan perlengkapan
pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan
program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun
prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan pengadaan perlengkapan atau
fasilitas tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan. Oleh karena
itu, keefektifan suatu perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah tersebut dapat
dinilai atau dilihat dari seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan
perlengkapan di sekolah dalam periode tertentu. Apabila pengadaan perlengkapan
itu betul-betul sesuai dengan kebutuhannya, berarti perencanaan pengadaan perlengkapan
di sekolah itu betul-betul efektif.[24]
2.
Pengadaan
Pengadaan
perlengkapan pendidikan pada dasarnya merupakan upaya merealisasikan rencana
pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Pengadaan merupakan
serangkaian kegiatan menyediakan berbagai jenis sarana dan prasarana pendidikan
sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan pendidikan. Kebutuhan sarana
prasarana dapat berkaiatan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu, tempat,
dan harga serta sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Pengadaan dilakukan
sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya
untuk menunjang proses pendidikan agar berjalan efektif dan efisien sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.[25]
3.
Pendistribusian
Barang-barang
perlengkapan sekolah yang telah diadakan dapat didistribusikan. Pendistribusian
perlengkapan sekolah adalah kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari
seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang
membutuhkannya. Ada tiga langkah pendistribusian perlengkapan pendidikan di
sekolah, yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang, dan penyerahan
barang. Dalam kaitan dengan pendistribusian perlengkapan di sekolah ada
beberapa asas yang perlu diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu ketepatan
barang yang disalurkan, ketepatan sasaran penyaluran dan ketepatan kondisi
barang yang disalurkan. Sedangkan khusus dalam kaitannya dengan penyusunan
alokasi barang ada empat hal yang perlu ditetapkan, yaitu penerima barang,
waktu penyaluran barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah barang
yang akan disalurkan.[26]
4.
Penggunaan
dan Pemeliharaan
Begitu
barang-barang perlengkapan yang telah diadakan itu didistribusikan kepada
bagian-bagian kelas, perpustakaan, laboratorium, tata usaha, atau personel
sekolah berarti barangbarang perlengkapan itu sudah berada dalam tanggung jawab
bagian-bagian atau personal sekolah tersebut. Atas pelimpahan itu pula
bagian-bagian atau personel sekolah tersebut berhak memakainya untuk
kepentingan proses pendidikan di sekolahnya. Dalam kaitan dengan pemakaian
perlengkapan pendidikan itu, ada dua prinsip yang harus selalu diperhatikan,
yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Dengan prinsip efektivitas
berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan di sekolah harus ditujukan
semata-mata dalam rangka memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah,
baik secara langsung maupun tidak langsung. Sedangkan dengan prinsip efisiensi
berarti pemakaian semua perlengkapan pendidikan di sekolah secara hemat dan
dengan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak
atau hilang.
Dalam rangka
memenuhi kedua prinsip tersebut di atas maka paling tidak ada tiga kegiatan
pokok yang perlu dilakukan oleh personal sekolah yang akan mamakai perlengkapan
pendidikan di sekolah, yaitu mamahami petunjuk penggunaan perlengkapan
pendidikan, menata perlengkapan pendidikan, dan memelihara baik secara kontinu
maupun berkala semua perlengkapan pendidikan.[27]
Sedangkan dalam
hubungannya dengan pemeliharaan perlengkapan pendidikan, ada beberapa macam
pemeliharaan. Ditinjau dari sifatnya, ada empat macam pemeliharaan, yaitu pemeliharaan
bersifat pengecekan, pemeliharaan yang bersifat pencegahan, pemeliharaan yang
bersifat perbaikan ringan,dan pemeliharaan yang bersifat perbaikan berat.
Apabila dilihat darisegi waktunya, ada dua macam pemeliharaan perlengkapan
pendidikan di sekolah, yaitu pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala.[28]
5.
Inventarisasi
Salah satu
aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah mencatat
semua perlengkapan yang dimiliki oleh sekolah. Lazimnya, kegiatan pencatatan
semua perlengkapan itu disebut dengan istilah inventarisasi perlengkapan
pendidikan. Kegiatan tersebut merupakan suatu proses yang berkelanjutan. Secara
definitive, inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik
Negara secara sistematis, tertib dan teratur beradasarkan ketentuan-ketentuan
atau pedoman-pedoman yang berlaku. Menurut Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor
Kep. 225/MK/V/4/1971 barang milik Negara adalah berupa semua barang yang
berasal atau dibeli dengan dana yang bersumber, baik secara keseluruhan atau
sebagiannya, dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) ataupun dana
lainnya yang barang-barangnya di bawah penguasaan pemerintah, baik pusat,
provinsi, maupun daerah otonom, baik yang berada di dalam maupun luar negeri.[29]
6.
Penghapusan
Selama proses
investaris kadang-kadang petugasnya menemukan barang-barang atau perlengkapan
sekolah yang rusak berat. Barang-barang itu tidak dapat digunakan dan tidak
dapat diperbaiki lagi. Seandainya diperbaiki, perbaikan akan menelan biaya yang
sangat besar sehingga lebih baik membeli yang baru dari pada memperbaikinya.
Demikian pula, ketika melakukan inventarisasi perlengkapan, petugasnya mungkin
menemukan beberapa perlengkapan pendidikan yang jumlahnya berlebihan sehingga
tidak digunakan lagi, dan barang-barang yang kuno yang tidak sesuai dengan
situasi. Apabila semua perlengkapan tersebut tetap dibiarkan atau disimpan,
antara biaya pemeliharaan dan kegunaannya secara teknis dan ekonomis tidak
seimbang. Oleh Karena itu, terhadap semua barang atau perlengkapan tersebut
perlu dilakukan penghapusan.[30]
[1]Departemen
Pendidikan Nasional, Kamus Bahasa
Indonesia (t. c; Jakarta: Tim Penyusun Kamus Pusat
Bahasa, 2008), h. 264
[2]Ary H. Gunawan,
Admistrasi sekolah (Administrasi pendidikan Mikro), (Cet. I; Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002), h. 141
[3]Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah
(Teori dan Aplikasinya), (Cet. I; Jakarta: PT Bumi Aksara, 2003), h. 57
[7]Sulistyorini, Manajemen
Pendidikan Islam (Konsep, Strategi dan Aplikasi) (Cet. I; Yogyakarta: Teras Komplek Polri Gowok, 2009), h
[21]Sulistyorini, op.cit.,
h 115-116
[22]E. Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah: Konsep, Strategi dan
Implementasi. (Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 2004). h. 50
[25] Ibid.,
h. 60
[28] Ibid., h.
53
Komentar
Posting Komentar