KONSEP INVENTARIS

A.    Manajemen Inventarisasi

Inventarisasi atau pencataan merupakan kegiatan permulaan yang dilakukan pada saat serah terima barang yang harus diselenggarakan oleh pihak penerima. Inventarisasi juga memberikan masukan (input) yang sangat berharga atau berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana.[1]

Inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang di sekolah. Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana, seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanaan, penyaluran, pemeliharaan, dan penghapusan.[2]

Barang-barang perlengkapan di sekolah dapat diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu barang inventaris dan barang yang bukan inventaris. Barang inventssaris adalah keseluruhan perlengkapan sekolah yang dapat digunakan secara terus-menerus dalam waktu yang relatif lama, seperti meja, bangku, papan tulis, buku perpustakaan sekolah, dan perabot-perabot lainnya. Sedangkan baran-barang yang bukan inentaris adalah semua  barang yang habis dipakai, seperti kapur tulis, karbon, kertas, dan barang-barang yang statusnya tidak jelas.[3]

Dalam kegiatan Inventarisasi ada yang disebut dengan pembuatan kode barang yang bertujuan untu menunjukkan pemilikan barang. Tujuannya adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik dilihat dari segi kepemilikan, penanggung jawab, maupun jenis dan golongannya.[4]

Dalam praktiknya, inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus ada pelaporan ke instansi yang bertanggung jawab di atas sekolah.

Baik barang inventaris maupun barang yang bukan inventaris yang diterima sekolah harus dicatat didalam buku penerimaan. Setelah itu, khusus barang-barang inventaris dicatat di dalam Buku Induk Inventaris dan Buku Golongan Inventaris. Sedangkan khusus barang-baarang yang bukan inventaris dicatat di dalam buku induk bukan inventaris dan kartu stok barang.[5]

Dalam Inventarisasi digunakan penggolongan/klasifikasi dan pemberian kode barang untuk kelancaran tugas. Pada dasarnya tindaka ini merupakan agar tetap mudah dan efisien untuk menemukan kembali barang yang tertentu.[6]

Kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah:

a.       Pencatatan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan didalam buku penerimaan barang, buku pemeliharaan barang, buku induk inventaris, dan buku stok barang.

b.      Pembuatan kode khusus perlengkapan yang tergolong barang inventaris.

c.       Semua perlengkapan pendidikan disekolah yaang tergolong barang inventaris harus dilaporkan.[7]

Di Indonesia telah ditetapkan beberapa keputusan sebagai landasan hukum yang mendasari kegiatan Inventarisasi perlengkapan pendidikan di sekolah. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan dapat tercipta administrasi barang, penghematan keuangan, dan mempermudah pemeliharaan dan pengawasan. Lebih dari itu, Inventarisasi mampu menyediakan data dan informasi bagi kegiatan perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan.[8]

Kegiatan inventarisasi perlengkapan  pendidikan di Sekolah meliputi dua kegiatan, yaitu kegiatan pencataan dan pembuatan kode barang perlengkapan dan pelaporan barang perlengkapan.[9]

Selama proses Inventarisasi kadang-kadang ditemukan perlengkapan atau barang-barang yang rusak berat, yang tidak dapat digunakan atau tidak dapat diperbaiki lagi. Dalam hal ini kepala sekolah memiliki wewenang untuk melakukan penghapusan terhadap perlengkapan pendidikan sekolah. Namun, perlengkapan yang akan dihapus harus memenuhi syarat-syarat  penghapusan. Demikian pula prosedurnya harus mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku.[10]

1.      Usaha Yang Dilakukan Dalam Menginventarisasi Sarana Dan Prasarana

Agar sertiap barang yang kita miliki senangtiasa dapat berfungsi dengan baik  dan dapat digunakan dengan lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan dan hambatan, maka barang-barang tersebut perlu dirawat secara baik. Pemeliharaan yang dilakukan  keadaan barangnya dilakukan terhadap barang habis pakai, seperti pemeliharaan terhadap kertas, kapur dan sebagainya.

Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar setiap sarana dan prasarana itu senantiasa siap pakai dalam proses atau kegiatan belajar mengajar. Aktivitas, kreativitas serta tanggung jawab adalah kunci dari keberhasilan kegiatan pemeliharaan, demi optimasi daya pakai dan daya guna setiap barang kita.[11]

Dalam mengelolah sarana dan prasarana disekolah dibutuhkan suatu proses sebagaimana yang terdapat dalam manajemen yang pada umumnya mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pemeliharaan dan pengawasan.[12]

Tujuan dari pengelolaan sarana dan prasarana sekolah ini adalah memberikan layanan secara profesional berkaitan dengan sarana dan prasarana pendidikan agar proses pembelajaran bisa berlangsung secara efektif dan efisien.[13]

Kementerian Pendidikan telah membedakan antara sarana dan prasarana pendidikan. Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan dan prabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Berkaitan dengan ini, prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah. Penekanan pada pengertian tersebut ialah pada sifatnya, sarana bersifat langsung, dan prasarana tidak bersifat langsung dalam menunjang proses pendidikan.[14]

Dengan begitu, manajemen sarana dan prasarana pendidkan dapat diartikan segenap proses pengadaanndan pendayagunaan komponen-komponen yang secara langsung maupun tidak langsung mennjang proses pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Proses-proses yang dilakukan dalam upaya pengadaan dan pendayagunaan, meliputi perencanaan, pengadaan, pengaturan, penggunaan, dan penghapusan.[15]

Sarana pendidikan dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu berdasarkan habis tidaknya, berdasarkan bergerak tidaknya, dan berdasarkan hubungan dengan proses pembelajaran. Apabila dilihat dari habis tidaknya dipakai, ada dua macam, yaitu sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama. Apabila dilihat dari bergerak atau tidaknya pada saat pembelajaran juga ada dua macam, yaitu bergerak dan tidak bergerak. Sementara jika dilihatdari hubungan sarana tersebut terhadap proses pembelajaran, ada tiga macam yaitu alat pelajaran, alat peraga, ddan media pembelajaran.[16]

Penggunaan dapat dikatakan sebagai kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana pendidikan untuk mendukung proses pendidikan demi mencapai tujuan pendidikan. Ada dua prinsip yang harus dilakukan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu prinsip efektifitas dan prinsip efisiensi. Prinsip efektifitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan disekolah harus ditujukan semata-mata dalam memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun tidak langsung. Sementara prinsip efisiensi berarti pemakaian semua perlengkapan pendidikan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.[17]

Penggunaan sarana dan prasarana di sekolah merupakan tanggung jawab kepala sekolah. Namun, kepala sekolah dapat melimpahkan kepada wakil kepala sekolah. Wakil kepala sekolah yang menangani sarana dan prasarana sering disebut wakasek Bidang sarana dan Prasarana. Kepala sekolah harus menjamin sarana dan prasarana telah digunakan secara optimal oleh warga sekolah. Menurut Endang Hermawan dan Sukarti Nasihin , hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemanfaatan sarana dan prasarana adalah:

a.       Penyusunan jadwal penggunaan harus dihindari benturan dengan kelompok lainnya.

b.      Hendaknya kegiatan-kegiatan pokok sekolah menjadi pioritas utama.

c.       Waktu atau jadwal penggunaan hendaknya diajukan pada awal tahun ajaran.

d.      Penugasan atau penunjukan personel sesuai dengan keahlian pada bidangnya, misalnya petugas laboratorium, perpustakaan, operator komputer, dan sebagainya.

e.       Penjadwalan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah, antara kegiatan intrakulikuler dengan ekstrakulikuler harus jelas.[18]

Tahapan dalam pemanfaatan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah dapat dirumuskan menjadi 5p, yaitu penyadaran, pemahaman, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pendataan.

Penyederhanaan yang dimaksud disini yaitu upaya menanamkan kesadaran kepada warga sekolah tentang pentingnya pemeliharaan sarana dan prasarana, selanjutnya pemahaman yaitu memberikan pemahaman tentang program pemeliharaan sarana dan prasarana di sekolah, kemudian pengorganisasian, maksudnya penyusunan struktur organisasi pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah dan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab. Selanjutnya pelaksanaan ialah pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah secara teratur sehingga menjadi kebiasaan aktivitas sekolah. Terakhir pendataan yaitu inventarisasi sarana dan prasarana ditinjau dari ketersediaan dan kondisinya.[19]

Berkat kemampuan ilmu pengetahuan dan teknologi akhir-akhir ini perlengkapan pendidikan disekolah semakin canggih. Semua peralatan yang berteknologi tinggi biasanya dilengkapi dengan petunjuk teknis pemakaian oleh pabrik atau praktiknya. Tujuannya untuk mempermudah konsumen dalam menggunakannya. Umumnya petunjuk teknis tersebut mencakup komponen-komponen, sistem kerja, dan tata cara pengoprasian serta perawatannya.[20]

Dalam hal ini, ada beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh pengelola perlengkapan pendidikan sekolah yaitu:

a.       Melatih semua personel tersebut mengoprasikan dan merawat perlengkapan pendidikan itu sesuai dengan petunjuk teknis yang telah disediakan.

b.      Memotivasi semua personel yang telah dilatihnya itu agar selalu menggunakan perlengkapan pendidikan berdasarkan petunjuk teknis yang telah disediakan.

c.       Melakukan pengawasan dan pembinaan secara terus-menerus terhadap kegiatan penggunaan perlengkapan pendidikan oleh personel sekolah.

B.     Metode Inventarisasi

Manajemen sarana prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien. Definisi ini menunjukkan bahwa sarana dan prasarana yang ada di sekolah perlu didayagunakan dan dikelola untuk kepentingan proses pembelajaran di sekolah. Pengelolaan itu dimaksudkan agar dalam menggunakan sarana dan prasarana di sekolah bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Pengelolaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang sangat penting di sekolah, karena keberadaannya akan sangat mendukung terhadap suksesnya proses pembelajaran di sekolah.[21]

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertugas mengatur dan menjaga sarana prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada jalannya proses pendidikan. Kegiatan pengelolaan ini meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, pengawasan, penyimpanan inventarisasi, dan penghapusan serta penataan. Manajemen sarana prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapih, dan indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun murid untuk berada di sekolah.[22]

Secara umum, tujuan manajemen perlengkapan sekolah adalah memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Secara rinci tujuannya adalah sebagai berikut:

1.      Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan perkataan ini, melalui manajemen perlengkapan pendidikan diharapkan semua perlengkapan yang didapatkan oleh sekolah adalah sarana dan prasarana pendidikan yang berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dengan dana yang efisen.

2.      Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.

3.      Untuk mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personel sekolah.[23]

Manajemen sarana prasarana sekolah itu terwujud sebagai suatu proses inventarisasi yang terdiri atas langkah-langkah tertentu secara sistematis. Prosesnya meliputi:

1.      Perencanaan

Perencanaan adalah suatau proses memikirkan dan menetapkan kegiatan-kegiatan atau program-program yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut, perencanaan perlengkapan pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan pengadaan perlengkapan atau fasilitas tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan. Oleh karena itu, keefektifan suatu perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah tersebut dapat dinilai atau dilihat dari seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan di sekolah dalam periode tertentu. Apabila pengadaan perlengkapan itu betul-betul sesuai dengan kebutuhannya, berarti perencanaan pengadaan perlengkapan di sekolah itu betul-betul efektif.[24]

2.      Pengadaan

Pengadaan perlengkapan pendidikan pada dasarnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Pengadaan merupakan serangkaian kegiatan menyediakan berbagai jenis sarana dan prasarana pendidikan sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan pendidikan. Kebutuhan sarana prasarana dapat berkaiatan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu, tempat, dan harga serta sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses pendidikan agar berjalan efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.[25]

3.      Pendistribusian

Barang-barang perlengkapan sekolah yang telah diadakan dapat didistribusikan. Pendistribusian perlengkapan sekolah adalah kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkannya. Ada tiga langkah pendistribusian perlengkapan pendidikan di sekolah, yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang, dan penyerahan barang. Dalam kaitan dengan pendistribusian perlengkapan di sekolah ada beberapa asas yang perlu diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu ketepatan barang yang disalurkan, ketepatan sasaran penyaluran dan ketepatan kondisi barang yang disalurkan. Sedangkan khusus dalam kaitannya dengan penyusunan alokasi barang ada empat hal yang perlu ditetapkan, yaitu penerima barang, waktu penyaluran barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah barang yang akan disalurkan.[26]

4.      Penggunaan dan Pemeliharaan

Begitu barang-barang perlengkapan yang telah diadakan itu didistribusikan kepada bagian-bagian kelas, perpustakaan, laboratorium, tata usaha, atau personel sekolah berarti barangbarang perlengkapan itu sudah berada dalam tanggung jawab bagian-bagian atau personal sekolah tersebut. Atas pelimpahan itu pula bagian-bagian atau personel sekolah tersebut berhak memakainya untuk kepentingan proses pendidikan di sekolahnya. Dalam kaitan dengan pemakaian perlengkapan pendidikan itu, ada dua prinsip yang harus selalu diperhatikan, yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Dengan prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan di sekolah harus ditujukan semata-mata dalam rangka memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun tidak langsung. Sedangkan dengan prinsip efisiensi berarti pemakaian semua perlengkapan pendidikan di sekolah secara hemat dan dengan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak atau hilang.

Dalam rangka memenuhi kedua prinsip tersebut di atas maka paling tidak ada tiga kegiatan pokok yang perlu dilakukan oleh personal sekolah yang akan mamakai perlengkapan pendidikan di sekolah, yaitu mamahami petunjuk penggunaan perlengkapan pendidikan, menata perlengkapan pendidikan, dan memelihara baik secara kontinu maupun berkala semua perlengkapan pendidikan.[27]

Sedangkan dalam hubungannya dengan pemeliharaan perlengkapan pendidikan, ada beberapa macam pemeliharaan. Ditinjau dari sifatnya, ada empat macam pemeliharaan, yaitu pemeliharaan bersifat pengecekan, pemeliharaan yang bersifat pencegahan, pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan,dan pemeliharaan yang bersifat perbaikan berat. Apabila dilihat darisegi waktunya, ada dua macam pemeliharaan perlengkapan pendidikan di sekolah, yaitu pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala.[28]

5.      Inventarisasi

Salah satu aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah mencatat semua perlengkapan yang dimiliki oleh sekolah. Lazimnya, kegiatan pencatatan semua perlengkapan itu disebut dengan istilah inventarisasi perlengkapan pendidikan. Kegiatan tersebut merupakan suatu proses yang berkelanjutan. Secara definitive, inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik Negara secara sistematis, tertib dan teratur beradasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Menurut Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor Kep. 225/MK/V/4/1971 barang milik Negara adalah berupa semua barang yang berasal atau dibeli dengan dana yang bersumber, baik secara keseluruhan atau sebagiannya, dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang barang-barangnya di bawah penguasaan pemerintah, baik pusat, provinsi, maupun daerah otonom, baik yang berada di dalam maupun luar negeri.[29]

6.      Penghapusan

Selama proses investaris kadang-kadang petugasnya menemukan barang-barang atau perlengkapan sekolah yang rusak berat. Barang-barang itu tidak dapat digunakan dan tidak dapat diperbaiki lagi. Seandainya diperbaiki, perbaikan akan menelan biaya yang sangat besar sehingga lebih baik membeli yang baru dari pada memperbaikinya. Demikian pula, ketika melakukan inventarisasi perlengkapan, petugasnya mungkin menemukan beberapa perlengkapan pendidikan yang jumlahnya berlebihan sehingga tidak digunakan lagi, dan barang-barang yang kuno yang tidak sesuai dengan situasi. Apabila semua perlengkapan tersebut tetap dibiarkan atau disimpan, antara biaya pemeliharaan dan kegunaannya secara teknis dan ekonomis tidak seimbang. Oleh Karena itu, terhadap semua barang atau perlengkapan tersebut perlu dilakukan penghapusan.[30]

---

[1]Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Bahasa Indonesia (t. c; Jakarta: Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, 2008), h. 264

[2]Ary H. Gunawan, Admistrasi sekolah (Administrasi pendidikan Mikro), (Cet. I; Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002),  h. 141

[3]Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah (Teori dan Aplikasinya), (Cet. I; Jakarta: PT Bumi Aksara, 2003), h. 57

 [4] Sri Minarti, Manajemen sekolah (Mengelola Lembaga Pendidikan Secara Mandiri), (Cet. I; Jokjakarta: Ar-Ruzz Media, 2011), h. 267

[5]Ibid., h. 57

[6]Ary H. Gunawan., op. cit., h. 141

[7]Sulistyorini, Manajemen Pendidikan Islam (Konsep, Strategi dan Aplikasi) (Cet. I; Yogyakarta: Teras Komplek Polri Gowok, 2009), h

[8]Ibrahim Bafadal, op. cit., h. 63-64

[9]Ibid., h. 64

[10]Ibid., h. 64

[11]Ibid.

[12]Sulistyorini, op. cit., h. 116

[13]Ibid.

[14]Barnawi dan M. Arifin, op. cit., h. 48

[15]Ibid., h. 49

[16]Ibid.

[17]Ibid., h. 77

[18]Ibid., h. 78

[19]Ibid., h. 229

[20]Ibrahim Bafadal, op. cit.,  h. 42-43

[21]Sulistyorini, op.cit., h 115-116

[22]E. Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah: Konsep, Strategi dan Implementasi. (Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 2004). h. 50

[23]Ibrahim Bafadal, op. cit.,  h. 5

[24]Ibid., h. 26-27

[25] Ibid., h. 60

[26]Ibid., h. 40-41

[27]Ibid., h. 42

[28] Ibid., h. 53

[29]Ibid., h. 55.